Finance Manual - Werken met kostenplaatsen en kostendragers
Werken met kostenplaatsen en kostendragers
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u kosten en opbrengsten kunt toewijzen aan kostenplaatsen en kostendragers. Verder kunt u budgetten voor kostenplaatsen en kostendragers vastleggen. Kostenplaatsen vertegenwoordigen in het algemeen afdelingen, en de kosten die worden gemaakt voor een afdeling moeten worden doorberekend aan de corresponderende kostenplaats. Kostendragers vertegenwoordigen in het algemeen producten. De kosten die worden gemaakt voor een product, moeten worden doorberekend aan de corresponderende kostendrager.
! In Exact Financials bent u bij het gebruik van kostendragers niet beperkt tot de conventionele mogelijkheden. U kunt zelf bepalen hoe u kostendragers wilt gebruiken.
Als u de kosten per product bepaalt, moet u niet alleen rekening houden met de directe kosten, maar ook met de kosten die niet direct kunnen worden doorberekend. De opbrengsten die door de verkoop van producten worden gegenereerd, moeten tenslotte ook deze indirecte kosten dekken. U kunt indirecte kosten doorberekenen aan de juiste kostenplaats met behulp van een kostenverdeelstaat.
Hebt u de module Exact Budget, dan kunt u ook periodebudgetten voor kostenplaatsen en kostendragers invoeren. Als u over de module Exact Fixed Assets beschikt, kunt u een kostenplaats koppelen aan elk activum.
Procedure
Gebruik de volgende procedure om boekingen in kostenplaatsen en kostendragers te maken:
Een kostenverdeelstaat gebruiken
Als u een kostenverdeelstaat wilt gebruiken, moet u aan aantal extra stappen nemen:
Schakel het gebruik van kostendragers en / of kostenplaatsen in voor de huidige administratie [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Waar de functies voor kostendragers en kostenplaatsen op dezelfde manier werken, wordt alleen kostendragers beschreven.
Gebruik [Tabellen, Onderhoud, Kostendragers] om kostendragers aan te maken, en [Tabellen, Onderhoud, Kostenplaatsen] om kostenplaatsen aan te maken.
Wilt u een boeking op een kostendrager maken, dan selecteert u de kostendrager wanneer u een post in een grootboekrekening boekt. Dit is alleen mogelijk als de rekening [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] een kostendragerrekening is.
U kunt het gebruik van kostendragers beperken om vergissingen te voorkomen en om de boekingsprocedure te versnellen. Koppel grootboekrekeningen aan de kostendragers waarmee ze kunnen worden gecombineerd [Grootboek, Kostendragers, Koppeling grootboekrekeningen, Onderhoud]. Als u een boeking op een kostendragerrekening maakt, kan deze boeking alleen worden doorberekend naar een van de gekoppelde kostendragers. Definieert u geen koppelingen, dan zijn bij het boeken alle kostendragers beschikbaar.
Meest gestelde vragen
- De gewenste grootboekrekening wordt niet weergegeven.
Mogelijk is de geselecteerde grootboekrekening geen kostendragerrekening. Controleer of u 'Kostendragerrekening' in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] hebt ingeschakeld.
Gebruik [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen] om boekingen voor kostendragers en kostenplaatsen in te voeren. De journaalposten worden pas weergegeven in kostendrageroverzichten nadat u ze hebt verwerkt met [Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Tijdens het verwerken wordt een apart verwerkingsverslag voor kostendragers afgedrukt.
Meest gestelde vragen
- Budgetoverzichten van kostenplaatsen en kostendragers zijn apart beschreven.
In kostendrageroverzichten en kostenplaatsoverzichten worden de bedragen en aantallen weergegeven die zijn doorberekend aan kostendragers en kostenplaatsen.
Via de volgende functies kunt u kostendrageroverzichten bekijken.
- [Grootboek. Kostendragers, Kostendragerkaart] Dit is een gedetailleerd overzicht van alle mutaties per kostendrager.
- [Grootboek, Kostendragers, Overzicht] Mutaties per kostendrager - Dit overzicht omvat alle mutaties voor de geselecteerde kostendragers.
- Rekeningen per kostendrager - U kunt pas een boeking in een kostendrager maken als u een kostendragerrekening hebt geselecteerd. De rekeningen die worden gebruikt voor boekingen op kostendragers, worden gerangschikt naar kostendrager. Per kostendrager kunt u de kostendragerrekeningen zien die oorspronkelijk werden gebruikt om boekingen in de desbetreffende kostendrager te maken. Alleen periodetotalen worden weergegeven.
- Kostendragers per rekening - In dit overzicht worden de kostendragers gerangschikt naar de kostendragerrekeningen die worden gebruikt om de boeking te maken. Bij elke kostendragerrekening worden de aan kostendragers doorberekende bedragen getoond. Alleen periodetotalen worden weergegeven.
- Resultaten per kostendrager - Dit overzicht omvat de jaartotalen voor alle geselecteerde kostendragers. Per kostendrager worden de rekeningtotalen (debet, credit, saldo en aantal) weergegeven.
- Periodes per kostendrager - Alle mutaties in kostendragers worden gerangschikt naar kostendrager en periode. Voor iedere kostendrager worden de totalen van de kostendragerrekening (debet, credit, saldo en aantal) weergegeven.
- Saldilijst kostendrager - Dit overzicht laat de verschillende saldi op een kostendrager zien (debet, credit, budget, balanstotaal).
- Verdichtingen per kostendrager - Dit overzicht bevat jaartotalen gerangschikt per kostendrager en verdichting.
- [Grootboek, Kostendragers, Kostendragerbalansen*] - Deze balans ziet er uit als een normale balans, maar bevat alleen bedragen die zijn doorberekend aan de geselecteerde kostendrager. -Het totaal van alle kostendragermutaties is niet noodzakelijk gelijk aan dat van de totaalbalans, omdat niet alle mutaties zijn doorberekend aan kostendragers. Niet elke winst-en-verliesrekening is bijvoorbeeld ook een kostendragerrekening.
In Exact Finance kunt u de volgende balansen genereren:
- Proefbalans
- Balans, Winst-en-verliesrekening
- Verdichte balans
- Uitgebreide balans
In de kostenverdeelstaat worden kosten stap voor stap doorverdeeld van indirecte kostenplaatsen naar andere indirecte kostenplaatsen en uiteindelijk naar hoofdkostenplaatsen. U kunt zodoende de resultaten per afdeling beoordelen, of de totale kostprijs van uw product bepalen. De kostenverdeling kan worden uitgevoerd op basis van kostenschatting of van werkelijke kosten. De wijze van doorverdeling geeft u aan in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].
! Selecteer de kostenschattingmethode als u de gebudgetteerde bedragen vooraf wilt verdelen, onafhankelijk van de gerealiseerde kosten. Selecteer de werkelijke kostenmethode als u de werkelijk gerealiseerde kosten wilt verdelen.
U kunt kostenplaatsen aanmaken met [Tabellen, Onderhoud, Kostenplaatsen].
Kostenverdeelstaat
Als u een kostenverdeelstaat gebruikt, moet u de volgende aanvullende gegevens invoeren:
- Als u kostenschatting toepast, moet u voor elke kostenplaats een tarief, een kostenrekening en een dekkingsrekening opgeven.
- Voor een berekening op basis van werkelijke kosten wordt geen tarief opgegeven voor een kostenplaats. U kunt een dekkingsrekening en een kostenrekening specificeren, maar dit is niet verplicht. Als u deze rekeningen niet definieert, worden de bedragen doorgeboekt naar één en dezelfde kostenplaatsrekening. De kostenplaatsadministratie is dan neutraal.
Meest gestelde vragen
Verdelingen aanmaken
U kunt een doorverdelingsniveau toewijzen aan elke kostenplaats in [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Verdelingen, Onderhoud] . Het toewijzen van doorverdelingsniveaus heeft als voordeel dat fouten zoals cirkelverdelingen worden verhinderd. U kunt geen indirecte kostenplaatsen van een hoger doorverdelingsniveau gebruiken.
Voorbeeld
Een kostenplaats op doorverdelingsniveau 9 kan niet worden gebruikt als indirecte kostenplaats van een kostenplaats op niveau 8. Als de gedefinieerde doorverdelingsniveaus een juiste verdeling onmogelijk maken, kunt u ze wijzigen met [Tabellen, Onderhoud, Kostenplaatsen].
Vervolgens specificeert u welke indirecte kostenplaatsen kosten verdelen over welke andere kostenplaatsen, en hoeveel eenheden worden verdeeld.
Meest gestelde vragen
- Ik kan in [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Verdelingen, Onderhoud]. de verplichte hoofdkostenplaats niet selecteren.
Het kan zijn dat de kostenplaats van een hoger doorverdelingsniveau is. Als de gedefinieerde doorverdelingsniveaus een juiste verdeling onmogelijk maken, wijzigt u ze met [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Verdelingen, Onderhoud]
- Hoe kan ik kosten verdelen naar een kostendrager?
In Exact Finance kunt u geen kosten rechtstreeks naar een kostendrager verdelen. Wel kunt u een hoofdkostendrager gebruiken en die zodanig definiëren dat u de kosten per product kunt zien. U kunt de kosten ook handmatig naar een kostendrager verdelen met [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen].
De geschatte kosten van een indirecte kostenplaats worden doorverdeeld naar kostenplaatsen op basis van de kostenverdeelstaat. Deze geschatte kosten bestaan uit het standaard tarief van de indirecte kostenplaats, vermenigvuldigd met het aantal eenheden per doelkostenplaats. Het doorverdelen van deze kosten [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Doorboeken] resulteert in boekingen. Als deze boekingen eenmaal zijn verwerkt, kunnen de geschatte kosten per hoofdkostenplaats worden bepaald. Op deze manier kunt u de kosten per afdeling of per eindproduct vaststellen.
Voorbeeld
De tabel toont de geschatte kosten voor verschillende kostenplaatsen. Van kostenplaats 1 wordt een bedrag van 2.000 (bijvoorbeeld een standaard tarief van 50, vermenigvuldigd met 40 eenheden) doorverdeeld over de kostenplaatsen 2 en 3. Kostenplaats 2 kan weer 5.500 doorverdelen naar kostenplaats 3. Naar kostenplaats 3 wordt dus 5.500 doorverdeeld van kostenplaats 2, en 2.000 van kostenplaats 1.
| Doorverdeeld van kostenplaats 1
|
| 2.000
| 2.000
| 4.000
|
| Doorverdeeld van kostenplaats 2
|
|
| 5.500
| 5.500
|
| Doorverdeeld naar kostenplaats
| -4.000
| -5.500
|
| -9.500 |
In de volgende tabel worden de gerealiseerde (werkelijke) bedragen voor dezelfde kostenplaatsen weergegeven. Ontvangsten worden weergegeven als negatieve bedragen, kosten als positieve bedragen. Het saldo van kostenplaats 1 is 4.000. De geschatte en werkelijke kosten voor deze kostenplaats zijn gelijk. Het saldo van kostenplaats 2 is 4.000. Omdat er een bedrag van 2.000 is doorverdeeld van kostenplaats 1, zijn de geschatte kosten met 500 overschreden. De prestaties van deze kostenplaats zijn dus minder dan verwacht. Kostenplaats 3 heeft een positief resultaat van 1.500. Het algehele resultaat is een positief resultaat van 1.000.
| Loon
| 3.000
| 4.000
| 2.500
| 9.500
|
| Huur
| 1.000
| 1.000
| 1.000
| 3.000
|
| Opbrengsten
| 0
| 0
| -13.000
| -13.000
|
| Rente
| 0
| -1.000
| 500
| -500
|
| Saldo opbrengsten / kosten
|
|
|
| -1.000
|
| Saldo per kostenplaats
| 4.000
| 4.000
| -9.000
| -1.000
|
| Resultaten per kostenplaats vergeleken met geschatte kosten
| 4.000 - 4.000 = 0
| - 3.500 + 4.000 = 500
| 7.500 - 9.000 = -1.500
| 500 - 1.500= -1.000 |
Meest gestelde vragen
- Er verschijnt een melding dat er voor de geselecteerde kostenplaatsen al verdelingen zijn ingevoerd.
Er zijn al verdelingen gemaakt voor de kostenplaatsen die in de aangegeven periode zijn geselecteerd. Het is niet waarschijnlijk dat u dezelfde mutaties nog een keer wilt doorverdelen. Klik op 'Overslaan' om het proces af te breken.
- Er verschijnt een melding dat er bij de doorverdeling fouten zijn aangetroffen.
De doorverdeling (journalisering) is onderbroken omdat er een fout is aangetroffen. Raadpleeg het gedrukte verslag, corrigeer de fouten en probeer het opnieuw.
Kostenplaatsen journaliseren op basis van werkelijke kosten
De gerealiseerde werkelijke bedragen worden doorverdeeld van indirecte kostenplaatsen naar hoofdkostenplaatsen en er worden journaalposten gegenereerd. Als u geen grootboekrekeningen aan kostenplaatsen hebt gekoppeld met [Tabellen, Onderhoud, Kostenplaatsen] worden alle posten op dezelfde rekening geboekt. De rekening die wordt gebruikt voor het boeken van doorverdelingen heeft dan een nulsaldo. De doorverdeelde bedragen worden doorberekend [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Doorboeken] aan de kostenplaatsen als de boekingen zijn verwerkt.
De bedragen die worden doorberekend aan indirecte kostenplaatsen, worden geheel doorverdeeld over andere kostenplaatsen. Dit is nuttig als de manager van een kostenplaats niet verantwoordelijk is voor een overschrijding van de geschatte kosten, bijvoorbeeld bij een expeditieafdeling waar de kosten afhankelijk zijn van de hoeveelheid activiteit.
Meest gestelde vragen
Werken met kostenverdeeloverzichten
Verschillende overzichten bestaan om verdelingen over kostenplaatsen in beeld te brengen. Maak gebruik van de volgende functies om kostenverdeeloverzichten te tonen:
- [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Overzichten na boeken, Matrix overzichten] Hiermee geeft u bedragen weer die zijn doorverdeeld van een kostenplaats naar andere kostenplaatsen, en het gemiddelde tarief gebaseerd op de kostenverdeelstaat en gecumuleerde eenheden.
- [Grootboek, Boeken, Kostenverdeelstaat, Overzichten na boeken, Matrix overzicht op periode] Hiermee geeft u bedragen weer die zijn doorverdeeld van een kostenplaats naar andere kostenplaatsen in een periode.
Finance Manual > Inhoud > Werken met kostenplaatsen en kostendragers
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.442 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
06-11-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |